DAL PROGETTO AL SISTEMA BIBLIOSAN PUNTO PER PUNTO:


1)    Stesura e sottoscrizione del regolamento BIBLIOSAN. Al fine di coinvolgere e responsabilizzare tutti gli attori del progetto, il gruppo di lavoro “BIBLIOSAN” ha messo a punto un regolamento operativo che è stato sottoscritto da tutti gli IRCCS, gli IZS, l’ISS, l’ISPESL e l’Agenzia per i Servizi Sanitari Regionali. Con la sottoscrizione del regolamento ognuno si impegnava a dotarsi di risorse  minime necessarie al funzionamento delle biblioteche e/o dei centri di documentazione scientifica e ad accettare le condizioni stabilite nel documento, relativamente alla condivisione delle risorse (Catalogo collettivo dei Periodici) ed all’interscambio di documentazione scientifica (Document Delivery). In particolare accettavano il regolamento di ACNP (Il Catalogo Nazionale dei Periodici Informatizzato e consultabile via web) e quello di NILDE (Network Inter-Library Document Exchange, il sistema software fruibile via web per il document delivery).

2)    Presentazione del progetto. In data 26 Gennaio 2004, presso l’IZS di Brescia, alla presenza del Ministro della Salute, dei Direttori Scientifici e dei Responsabili delle Biblioteche di tutti gli Enti coinvolti, è stato presentato ufficialmente il progetto ed i suoi obiettivi. In questa occasione è stata sottolineata la necessità di puntare sulla collaborazione ma sopratutto la necessità di arrivare per la fine del progetto (due anni) a formulare una proposta per trasformare il progetto stesso in un sistema permanente fornito di adeguati mezzi che gli consentano di garantire la continuità del servizio.

3)    Censimento delle biblioteche. Al fine di conoscere le caratteristiche strutturali, organizzative, gestionali e le risorse delle biblioteche e/o dei centri di documentazione scientifica coinvolti nel progetto, è stato messo a punto un questionario ad hoc. Mediante un programma software realizzato con  FilemakerPro 6.0 , il questionario è stato informatizzato ed inviato a tutti gli Enti. I dati raccolti sono stati quindi sintetizzati ed analizzati.

4)    Censimento dei cataloghi dei periodici. Parallelamente sono stati raccolti i dati sulle riviste in abbonamento presso ciascuna Biblioteca. Anche in questo caso sono stati analizzati i dati ed estrapolate interessanti informazioni circa la presenza di abbonamenti multipli ed indicazioni per eventuale tagli e razionalizzazioni mediante acquisti collettivi.

5)    Formazione all’uso di ACNP e NILDE. Tra i primi obiettivi del progetto, un particolare impegno hanno richiesto l’inserimento in ACNP dei dati sulle riviste possedute e l’attivazione del Document Delivery tramite NILDE. A tal fine sono stati organizzati due corsi di formazione di tre giorni ciascuno all’uso di ACNP e NILDE. La necessità di ripetere il corso è stata determinata dall’impossibilità di far partecipare al primo tutti i referenti BIBLISAN degli Enti coinvolti nel progetto. Il primo corso si è tenuto a Roma presso l’Istituto Superiore di Sanità e presso il CASPUR (9-11 marzo 2004), il secondo a Perugia presso l’IZS delle Marche e dell’Umbria (14-16 Luglio 2004). Tutti gli Enti hanno partecipato al corso di formazione. Per l’occasione è stato messo a punto e distribuito un manuale cartaceo per l’utilizzo di ACNP e NILDE.

6)    Registrazione in ACNP e NILDE. Durante il corso, oltre alla formazione su come usare gli strumenti NILDE ed ACNP, si è provveduto alla necessaria registrazione degli Enti Bibliosan in Nilde ed ACNP. Grazie a questa operazione gli Enti di Bibliosan sono entrati ufficialmente a far parte di ACNP e NILDE e sono pertanto stati dotati di codici di accesso e password sia per l’inserimento e l’aggiornamento dei dati sia per gestire il document delivery.

7)    Inserimento dei dati catalografici in ACNP. La possibilità di visualizzare il “catalogo Bibliosan” in ACNP è stata resa possibile in tempi rapidissimi grazie alla raccolta presso l’IZS di Brescia dei dati catalografici degli Enti coinvolti nel progetto, alla loro standardizzazione e pulitura ed all’inserimento in modalità batch su ACNP. Questa operazione, effettuata durante il mese di Aprile 2004, ha permesso di inserire i dati del posseduto corrente. Ad ottobre 2004 sono stati inseriti anche i dati delle riviste cessate. Attualmente il catalogo su ACNP è completo. Mancano ancora alcuni aggiornamenti da parte di pochissime unità operative.

8)    Inizio fase operativa. Il 3 maggio 2004 è iniziata la fase operativa di utilizzo del catalogo collettivo su ACNP e del Document Delivery su NILDE. In particolare è stata creata un’interfaccia ad hoc su ACNP per effettuare ricerche selettive solo sul catalogo collettivo Bibliosan. I risultati finora ottenuti sono incoraggianti ed indicano un coinvolgimento pressoché completo delle strutture aderenti a Bibliosan.

9)    Gruppi di lavoro. All’interno del gruppo di riferimento per Bibliosan sono stati affrontati anche altri importanti problemi legati alla collaborazione. In particolare sono stati creati sottogruppi di lavoro con compiti specifici: il problema copyright, gli abbonamenti elettronici consortili, la formazione e l’aggiornamento continuo, le banche dati,  la comunicazione. I primi risultati di queste iniziative saranno presentati al Technical Workshop che si terrà il 05 Luglio 2005 presso il CNR di Bologna, sede di NILDE.

10) Presentazione del progetto a Convegni. Oltre al successo interno agli Enti partecipanti, il progetto nel 2004 è stato reso pubblico in occasione di convegni Internazionali (Poster al 9° European Association for Health Information and Libraries, Santander Spagna, 22-25 settembre 2004) e Nazionali.

11) Contatti con consorzi e fornitori di riviste elettroniche. Abbiamo iniziato a prendere contatti con Editori, aggregatori e distributori di riviste scientifiche in formato elettronico accessibili via Internet (E-Journals). Lo scopo è sondare la possibilità di stipulare accordi privilegiati di accesso al full-text a costi contenuti. Nonostante l’interesse dimostrato da tutti quelli contattati (Nature, Ebsco, Caspur, Cilea, Burioni, Dea, Burioni, Elsevier, Ovid, etc.) attualmente, non avendo un potere di contrattazione ed essendo praticamente privi di portafoglio, non abbiamo raggiunto alcun accordo. Unica eccezione è l’accordo raggiunto con EBSCO.

12) Accordo con EBSCO. Questo è stato possibile grazie ai fondi BIBLIOSAN. L’accordo permetterà per il 2005 di accedere da parte di 17 Enti BIBLIOSAN al full-text di circa 900 riviste a contenuto biomedico aggregate da EBSCO in un pacchetto consultabile sul loro portale e denominato “Biomedical Reference Collection Comprehensive Edition”. Per tutti i rimanenti Enti è partito dal 01 Giugno 2005 un trial gratuito di 6 mesi sullo stesso pacchetto di riviste. L’offerta ottenuta ad un prezzo estremamente vantaggioso deve essere considerata una grande opportunità per testare un esempio di condivisione di risorse acquisite collettivamente ed uno stimolo a percorrere questa strada sicuramente molto vantaggiosa per tutti sia da un punto di vista scientifico che economico.

13) Registrazione del dominio Bibliosan.it e realizzazione del sito web. Al fine di dare visibilità a Bibliosan ma soprattutto al fine di creare un strumento di lavoro visibile su Internet e capace di facilitare l’accesso alle risorse sviluppate e/o messe a punto nei primi 18 mesi di lavoro, si è provveduto alla registrazione del dominio internet “Bibliosan.it” ed alla creazione del sito web www.bibliosan.it. Il risultato del lavoro effettuato sarà presentato ufficialmente per la prima volta a Bologna il 5 luglio 2005 in occasione del technical workshop già citato in precedenza . Dal sito bibliosan inizia una navigazione che guida l’utente al recupero di documentazione scientifica in rete (Pubmed, ACNP, NILDE, etc.). Sono stati creati degli indirizzi di posta elettronica tipo “utente@bibliosan.it” che permettono con estrema facilità di comunicare con tutte le biblioteche Bibliosan, con il gruppo di lavoro e con il responsabile del progetto.

14) Implementazioni e sviluppi software (Link PubMed-Nilde). La collaborazione tra Bibliosan e Nilde ha permesso di sviluppare peculiari funzionalità software che avvantaggiano Bibliosan e tutte le biblioteche biomediche italiane iscritte a NILDE (Il numero di biblioteche in NILDE sono oltre 600), Principali innovazioni sono: a) la personalizzazione delle statistiche di utilizzo del document delivery permette infatti di estrapolare informazioni sulla reale attività di collaborazione ed interscambio tra le biblioteche aderenti a Bibliosan facilitando l’estrazione di indicatori di efficacia del sistema ; b) l’attivazione di una interfaccia ad hoc per l’interrogazione di PubMed. Attraverso questa interfaccia del tutto identica a quella di PubMed, l’utente, effettuata la ricerca bibliografica, ha la possibilità di inviare via web alla propria biblioteca, in modo automatico e trasparente, una richiesta di recupero del full-text degli articoli ritenuti necessari. La presenza di un bottone elettronico “Nilde-Bibliosan” guida l’utente alla formulazione delle proprie richieste .

16) Attivazione di trial sulle riviste elettroniche di ProQuest e di BioMed Central. Sono state sperimentazioni gratuite per l’accesso ad un consistente numero di riviste elettroniche da parte di tutti gli Enti facenti parte di Bibliosan.

17) Stesura di regolamento per la trasformazione di Bibliosan da progetto a sistema. Allo scopo di predisporre gli strumenti organizzativi necessari per trasformare Bibliosan da progetto a Sistema vero e proprio e quindi dotarlo di solide fondamenta strutturali, è stato realizzato un regolamento che descrivesse le caratteristiche del nascituro “Sistema Bibliosan” e ne regolamentasse il funzionamento individuandone gli organi e i loro compiti.

18) Accettazione e sottoscrizione del documento da parte di tutti i Rappresentanti Legali (o loro Delegati) degli Enti aderenti a Bibliosan. Il 20 dicembre 2005, viene sottoscritto all’unanimità il documento di istituzione del “Sistema Bibliosan”. Nella medesima riunione viene individuato l’Istituto Superiore di Sanità quale Ente a cui versare il finanziamento che il Ministero della Salute erogherà a Bibliosan. La funzione dell’ISS è quella dell’ufficiale pagatore centralizzato in base alle decisioni effettuate in ambito al comitato di gestione di Bibliosan. Apposita convenzione tra Ministero della Salute e ISS viene sottoscritta al fine di erogare tale finanziamento.

 19) Stesura di regolamento operativo per il funzionamento del “Sistema Bibliosan”. Tale documento è stato condiviso ed approvato all’unanimità dai Referenti in occasione della prima Assemblea di Bibliosan appositamente convocata il 09 Giugno 2006 presso il Ministero della salute a Roma.

20) Primo Finanziamento 2006 del “Sistema Bibliosan” da parte del Ministero della Salute. Come prima positiva conseguenza della trasformazione di Bibliosan in Sistema si è avuto il finanziamento di quest’ultimo da parte del Ministero della Salute che ha messo a disposizione per il 2006 la cifra di un milione di Euro allo scopo di consolidare quanto già fatto e di affrontare questi nuovi obiettivi:
a) La condivisione di risorse.
b) L’acquisizione di risorse.
c) La distribuzione di risorse.
d) La produzione di risorse.

21) Istruttoria per l’acquisizione risorse elettroniche per Bibliosan .Durante tutto il 2006 sono stati presi contatti con produttori e/o fornitori di risorse elettroniche al fine di valutare da una parte esigenze e necessità informative e dall’altra i costi dell’informazione. A tale scopo sono state instaurate trattative per sondare i possibili risparmi di scala acquisendo risorse a livello consortile e sono state raccolte le informazioni presso gli enti di Bibliosan circa il posseduto cartaceo dei singoli pacchetti di riviste prese in considerazione. Il comitato di gestione ha coordinato questa attività giungendo a prendere delle decisioni sulle proposte di acquisto verso la metà del 2006. E’ stata fatta anche un’analisi delle risorse strutturali degli Enti Bibliosan: in particolare sono state raccolte (su richiesta degli editori) le informazioni relative agli FTE (Full Time Equivalent) e ai posti letto delle strutture che svolgono attività di ricovero.

22) Nuove adesioni a Bibliosan. Ai 45 Enti inizialmente coinvolti in Bibliosan si sono aggiunti nel corso del progetto altri 9 Strutture diventate IRCCS. Attualmente pertanto gli Enti aderenti al progetto sono diventati 54 con un numero complessivo di 63 biblioteche.

23) Roma, Ottobre – Novembre 2006: corsi di formazione per i referenti Bibliosan presso l’Istituto Superiore di Sanità. L’obiettivo di questi due corsi (uno svolto il 23-24 ottobre 2006 e l’altro il 20-21 novembre 2006) è stato quello di  formare i referenti Bibliosan sull’importanza dell’informazione scientifica all’interno di enti che si occupano di ricerca ed aggiornarli sulle potenzialità offerte da Bibliosan, da internet e le risorse su esso recuperabili.

24) Roma, 4 dicembre 2006: Workshop Bibliosan 2006. In occasione di questo secondo workshop tecnico viene fatto il punto sullo stato dell’arte di Bibliosan e viene ufficializzata l’attivazione della corposa serie di risorse informative acquisite da Bibliosan per il 2006-2007. Trattasi di pacchetti di riviste elettroniche consultabili via web da tutti i computer in rete di tutti gli enti aderenti a Bibliosan. Le riviste elettroniche comprendono: l’editore Elsevier (circa 1800 riviste online), l’aggregatore ProQuest (altre 1800 circa), il British Medical Journal (BMJ), i BMJ journals, il New England Journal of Medicine, Jama con i suoi Archives. Oltre le riviste è stato acquisito anche un software per la gestione e consultazione in rete del catalogo collettivo delle riviste elettroniche (AtoZ di Ebsco) e RefWorks un software utilizzabile via web per la gestione personalizzabile delle bibliografie da parte di ciascun ricercatore appartenente alle strutture aderenti a Bibliosan.

25) Presentazione del progetto a Convegni. E' continuata la presentazione di Bibliosan in occasione di convegni Internazionali (comunicazione orale al 9th World Congress on Health Information and Libraries - Bahia, settembre 2005) e Nazionali (comunicazione orale al III workshop Internet Document Delivery e cooperazione interbibliotecaria. “La qualità al servizio della cooperazione”. Pisa, 5 maggio 2005). Infine l’articolo “Il progetto Bibliosan: il sistema bibliotecario degli enti di ricerca italiani” di M.Curti e F.Toni è stato pubblicato su “Rapporto sulle biblioteche italiane 2005-2006”. Pubblicazioni AIB, Roma 2006.